|
Публичное акционерное общество «Альфа» Москва |
Приложение УТВЕРЖДЕНА приказом директора |
Инструкция по кадровому делопроизводству для коммерческой компании
- Общие положения
- Инструкцию обязаны применять сотрудники отдела кадров и другие работники ПАО «Альфа», когда составляют и оформляют документы по личному составу
- Инструкция вступает в силу 1 июля 2018 года.
1.3. Текст Инструкции составлен с учетом нормативных правовых актов и методических документов:
— Трудового кодекса Российской Федерации;
— Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
— Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
— Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
— Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
— ГОСТа Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
— ГОСТа Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
— приказа Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст “Об утверждении национального стандарта Российской Федерации”»;
— Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»;
— Правил оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минсвязи от 31.07.2014 № 234;
— постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
— Информации Минфина № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”»;
— Бухгалтерской учетной политики ПАО «Альфа» на 2018 год;
— Инструкции по делопроизводству и иных локальных нормативных актов ПАО «Альфа».
…
- Документы по личному составу
2.1. Документы по личному составу содержат персональные данные сотрудников ПАО «Альфа». Порядок обработки и защиты персональных данных сотрудников определяет Положение от 01.06.2017 № 14-лна.
2.2. Сотрудники отдела кадров обрабатывают персональные данные сотрудников, соблюдая требования закона и исключительно в целях трудоустройства, оформления трудовых отношений, обучения сотрудников, продвижения их по службе, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения безопасности сотрудников и сохранности их имущества.
2.3. ПАО «Альфа» обрабатывает персональные данные сотрудников, кандидатов на работу и бывших работников.
2.4. Сотрудники отдела кадров после прохождения процедуры допуска к конфиденциальной информации получают доступ к персональным данным и отвечают за их обработку. Они должны принимать меры по защите сведений от незаконного использования.
2.5. Документы по личному составу, содержащие персональные данные, хранятся в режиме конфиденциальности. Конфиденциальное делопроизводство в отделе кадров исключает ознакомление с документами по личному составу лиц, которые не имеют доступа к персональным данным.
2.6. К документам по личному составу относятся:
— приказы по личному составу со сроками хранения 50 лет;
— приказы по личному составу со сроками хранения 5 лет;
— личные карточки работников;
— трудовые договоры;
— дополнительные соглашения к трудовым договорам;
— соглашения об увольнении;
— соглашения об обучении;
— заявления сотрудников по кадровым вопросам;
— докладные записки по кадровым вопросам;
— предложения работникам по кадровым вопросам;
— уведомления работников по кадровым вопросам;
…
- Как оформлять документы по личному составу
3.1. Документы по личному составу оформляют на бумажном носителе.
В электронной форме документы по личному составу создают только в случаях, предусмотренных законом, а именно:
при оформлении на работу дистанционных сотрудников и обмене с ними документами в период работы (гл. 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации);
…
3.2. Документы по личному составу оформляют на стандартных листах бумаги с использованием бланков ПАО «Альфа»: продольного, углового и бланков отдельных видов документов.
Для оформления первичных учетных документов по учету труда и его оплате следует использовать формы документов, приложенные к Бухгалтерской учетной политике ПАО «Альфа» на очередной календарный год.
3.3. Многостраничные документы следует нумеровать со второй страницы. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3.4. Если документы по личному составу печатаются на лицевой и оборотной сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.5. При создании документов по личному составу нужно использовать гарнитуры и размеры шрифтов:
Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13.
Шрифты меньших размеров допускается использовать в таблицах.
3.6. Текст следует печатать через 1–1,5 межстрочных интервала.
Между буквами в словах следует использовать обычный интервал. Интервал между словами – один пробел.
В тексте документа абзацы должны начинаться с отступа 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом и центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал.
3.7. Текст документа выравнивается по ширине листа – по границам левого и правого полей документа.
При этом длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.
3.8. Реквизиты «Адресат» и «Заголовок к тексту» или отдельные слова в тексте документа допустимо выделять полужирным шрифтом.
3.9. Каждый лист кадрового документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм– правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
3.10. Текст документа по личному составу может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. Их следует нумеровать арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Как излагать текст в документах
| В каком документе | Как излагать |
| В приказах | От первого лица единственного числа: приказываю |
| В документах коллегиальных и совещательных органов | От третьего лица единственного числа: профком согласовывает, комиссия решила и т. д. |
| В протоколах | От третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили, решили и т. д. |
| В положениях, инструкциях, актах, справках | От третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, руководитель несет ответственность, комиссия проверила и т. д. |
| В совместных документах | От первого лица множественного числа: приказываем, решили |
| В письмах | От первого лица множественного числа: просим направить, представляем на рассмотрение и т. д.
От третьего лица единственного числа: Общество считает возможным. От первого лица единственного числа: предлагаю рассмотреть, считаю необходимым и т. д. |
В текстах кадровых документов следует применять только общепринятые аббревиатуры.
При указании в тексте физических лиц инициалы ставятся после фамилии.
В письмах допустимо использовать вступительное обращение и заключительную этикетную фразу: «С уважением, …».
- Какие реквизиты использовать в документах по личному составу
4.1. 4.1. При подготовке документов по личному составу в ПАО «Альфа» следует использовать реквизиты, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.97:
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
09 – наименование вида документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 – место составления или издания документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о приложении;
20 – гриф согласования документа;
21 – виза;
22 – подпись;
23 – отметка об электронной подписи;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе;
26 – отметка о заверении копии;
28 – резолюция;
29 – отметка о контроле;
30 – отметка о направлении документа в дело.
Порядок и правила оформления реквизитов смотрите в таблице (приложение 1 к Инструкции).
4.2. Наименование организации — автора документа в документах по личному составу указывайте в соответствии с наименованием организации, закрепленному в уставе: Публичное акционерное общество «Альфа» (ПАО «Альфа»). Под или после полного наименования в скобках указывайте сокращенное наименование организации, так как оно предусмотрено уставом.
4.3. Наименование структурного подразделения — автора документа используйте в отдельных документах по кадровому составу, таких как: служебные записки, уведомления и предложения. Наименование структурного подразделения указывайте в соответствии со штатным расписанием под наименованием организации:
Публичное акционерное общество «Альфа»
(ПАО «Альфа»)
Отдел кадров
4.4. Наименование должности лица — автора документа указывайте в служебных записках и располагайте под наименованием организации в соответствии с наименованием, закрепленном в трудовом договоре и приказе о приеме на работу:
Публичное акционерное общество «Альфа»
(ПАО «Альфа»)
Начальник отдела кадров
4.5. Справочные данные об организации указывайте в письмах, которые направляете гражданам и в организации, по справочнику, размещенному на официальном сайте ПАО «Альфа»:
— почтовый адрес организации;
— номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;
— код организации по ОКПО;
— ОГРН и ИНН/КПП.
4.6. Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением писем. Располагайте реквизит под наименованием автора документа.
4.7. Дата документа соответствует дате подписания или утверждения кадрового документа либо дате события, которое зафиксировано в документе.
Дату документа записывайте в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
4.8. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.
Регистрационные номера кадровых документов ПАО «Альфа» состоят из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.
4.9. Ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа ставьте на письмах. В ссылку включите: регистрационный номер и дату входящего документа, на который даете ответ.
4.10. Место составления документа указывайте во всех документах, кроме писем, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, в соответствии с принятым административно-территориальным делением: Москва.
4.11. Гриф ограничения доступа к документу по личному составу – «Персональные данные сотрудников» — проставляйте в правом верхнем углу первого листа документа, а также проекта документа и сопроводительного письма к нему.
4.12. Адресата указывайте на письмах и внутренних информационно-справочных документах: служебных записках, заявлениях, уведомлениях и предложениях.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «Адресат» проставляйте:
— в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов;
— или справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов.
Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки.
Что указать в реквизите «Адресат»
| Кому адресуете документ | Укажите в реквизите «Адресат» |
| Руководителю организации или его заместителю | Наименование должности, включающее наименование организации, в дательном падеже и фамилию, инициалы должностного лица |
| В организацию | Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже |
| В структурное подразделение организации | Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения |
| Руководителю структурного подразделения | Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы |
Перед фамилией должностного лица можете употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывайте. При большем количестве адресатов составьте список рассылки документа. На каждом документе укажите одного адресата.
В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса укажите в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес можете не указывать в документах, которые направляете в госорганы и фонды, постоянным адресатам.
Если адресуете письмо физическому лицу укажите: фамилию, инициалы, почтовый адрес.
Если отправляете письмо по электронной почте или по факсимильной связи без досылки по почте почтовый адрес не указывается. Можете указать электронный адрес, номер телефона/факса.
4.13. Гриф утверждения проставляйте на документе, когда его утверждает:
— должностное лицо лично или издает для этого распорядительный документ;
— коллегиальный орган, который для этого оформляет решение.
Гриф утверждения размещайте в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки.
Что указать в реквизите «Гриф утверждения»
| Кто утверждает документ | Укажите в реквизите «Гриф утверждения» |
| Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо лично | Слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию. Дату утверждения и личную подпись поставит тот, кто утверждает документ |
| Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо приказом | Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование распорядительного документа в творительном падеже; его дату и номер |
| Коллегиальный орган, решение которого оформлено протоколом | Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование органа, решением которого утвержден документ; дату и номер протокола (в скобках) |
4.14. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Формулируйте заголовок с предлогом «О» («Об») и отвечайте на вопрос «о чем?»):
— приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
— приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
— письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляйте под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
4.15. Отметка о приложении содержит сведения:
— о документе или документах, которые вы прилагаете к основному документу — в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах;
— том, что документ является приложением к основному документу — в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметку о приложении оформляйте под текстом от границы левого поля.
Как оформить отметку о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах
| Условие | Пример |
| Приложение названо в тексте | Приложение: на 2 л. в 1 экз. |
| Приложение не названо в тексте | Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
| Приложений несколько | |
| Приложение или приложения сбюрошюрованы | Приложение: отчет в 2 экз. |
| Документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц | Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
| Приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. | Приложение: CD в 1 экз. |
В распорядительных документах, договорах, положениях, правилах, инструкциях и др. кадровых документах оформляйте отметку о приложении:
- В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках укажите: «… (приложение)» или «… (приложение 1)» или «… (приложение № 2)».
- На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу укажите:
Приложение № 2
к приказу ПАО «Альфа»
от 02.07.2018 № 111
Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки.
Если к приказу прилагается локальный нормативный акт, который утверждается данным приказом, на первом листе приложения проставьте:
— отметку о приложении без ссылки на распорядительный документ;
— гриф утверждения, в котором укажите данные приказа, которым утвержден документ-приложение:
Приложение
УТВЕРЖДЕНА
приказом ПАО «Альфа»
от 02.07.2018 № 111
4.16. Гриф согласования документа проставляйте на документах, которые согласовали должностные лица или профком.
В зависимости от вида документа гриф оформляйте:
— на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Что указать в реквизите «Гриф согласования»
| Кто согласовывает документ | Укажите в реквизите «Гриф согласования» |
| Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо лично | Слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилию. Дату согласования и личную подпись поставит тот, кто согласовывает документ |
| Коллегиальный орган | Слово СОГЛАСОВАНО; сведения об органе, согласовавшем документ; дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании |
| Документ согласован письмом | Слово СОГЛАСОВАНО; вид документа; организацию — автора документа; дату и номер письма |
4.17. В процессе внутреннего согласования документа должностные лица ставят на проекте документа визы согласования. Они свидетельствуют о согласии или несогласии должностного лица с содержанием документа.
Виза включает:
— должность лица, визирующего документ;
— подпись;
— расшифровку подписи;
— дату визирования.
Начальник отдела кадров
Громова А.А. Громова
02.06.2018
Если есть замечания, это указывают в визе:
Замечания прилагаются
Начальник отдела кадров
Громова А.А. Громова
02.06.2018
В кадровых документах визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования, прилагаемом к документу.
4.18. Подпись включает:
— наименование должности лица, подписывающего документ;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи.
Начальник отдела кадров Громова А.А. Громова
4.19. Отметку об электронной подписи используйте при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.
- Место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.
- Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.
- Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга.
- Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи включает:
— фразу «Документ подписан электронной подписью»;
— номер сертификата ключа электронной подписи;
— фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
— срок действия сертификата ключа электронной подписи.
4.20. Кадровые документы заверяйте печатью организации или печатью отдела кадров. Проставляйте оттиск печати, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП».
4.21. Отметка об исполнителе включает:
— фамилию, имя и отчество исполнителя;
— номер его телефона.
Можете дополнить отметку наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформлйте на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.
4.22. Отметку о заверении копии оформляйте для подтверждения соответствия копии документ, выписки из документа подлиннику документа.
Отметку проставляйте под реквизитом «Подпись»:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи;
— дату заверения копии или выписки из документа.
Если выдаете копию для представления в другую организацию, дополните отметку надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверьте печатью организации.
Как заверить копию трудовой книжки
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
| №
записи |
Дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (документ, его дата
и номер) |
||||
| число | месяц | год | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| Публичное акционерное общество | |||||||
| «Альфа» | |||||||
| (ПАО «Альфа») | |||||||
| 7 | 25 | 01 | 2016 | Принята в отдел маркетинга на | Приказ от | ||
| должность бренд-менеджера | 25.01.2016 № 22-к | ||||||
| 8 | 03 | 07 | 2017 | Переведена на должность заместителя | Приказ от | ||
| начальника отдела | 03.07.2017 № 82-к | ||||||
| Верно | |||||||
| Подлинник находится в ПАО «Альфа» | в деле № 04-05 | ||||||
| Начальник | |||||||
| отдела кадров Громова А.А. Громова | |||||||
| печать 02.06.2018 | |||||||
6 7
Отметку о заверении копии можете проставлять с помощью штампа.
4.23. Отметку о поступлении документа ставьте на входящих документах и укажите:
— дату поступления;
— входящий регистрационный номер документа.
Можете дополнить отметку временем поступления в часах и минутах и способом доставки документа.
Отметку можете проставлять с помощью штампа.
4.24. Резолюцию руководитель оформляет на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносит в систему электронного документооборота.
Резолюция включает:
— фамилию, инициалы исполнителя;
— поручение по документу;
— срок исполнения;
— подпись лица, вынесшего резолюцию;
— дату резолюции.
4.25. Отметку о контроле ставьте штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
4.26. Отметкой о направлении документа в дело определяйте место хранения документа после завершения работы с ним. В отметке укажите:
— слова «В дело»;
— индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
— должность лица, оформившего отметку;
— подпись;
— дату.
Можете дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.
…
- Правила оформления документов по личному составу по отдельным кадровым функциям
…
- Движение документов по личному составу
…
- Как формировать документы по личному составу в дела. Сроки хранения документов. Текущее хранение и правила сдачи в архив
…
Начальник отдела кадров Громова А.А. Громова
Главный Руководитель
бухгалтер канцелярии
Глебова М.М. Глебова Морозова Е.А. Морозова
27.06.2018 26.06.2018
С Инструкцией ознакомлены:
…
В дело № 01-01
Степанова 29.06.2018
Источник — https://e.spravkadrovika.ru/