Должностная инструкция управляющего документацией
(или: заместителя руководителя организации по вопросам управления документацией)
(профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации»)
1. Общие положения
1.1. Управляющий документацией относится к категории специалистов.
1.2. На должность управляющего документацией принимается лицо:
1) имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) имеющее опыт работы не менее пяти лет руководящей деятельности в сфере документационного обеспечения управления организацией.
1.3. Управляющий документацией должен знать:
1) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации, используемые в сфере управления документацией и информационными технологиями управления;
2) методические документы и национальные стандарты, используемые в сфере управления документацией и информационными технологиями управления;
3) действующие международные стандарты, спецификации и технические отчеты, используемые в сфере управления электронной документацией и информационными технологиями управления;
4) структуру организации и ее руководящий состав, его функции и распределение обязанностей;
5) направления деятельности организации, функции ее структурных подразделений, специфику их деятельности и ее документационного обеспечения;
6) функции и порядок взаимодействия подразделений организации;
7) передовой отечественный, зарубежный и международный опыт и научные разработки в сфере управления документацией;
8) правила построения и функционирования всех систем документации организации; специфику функционирования и применения каждой из них;
9) правила и методы построения информационно-справочных систем организации, включая базы данных;
10) рынок информационных и телекоммуникационных услуг, предоставляемых сфере управления документацией;
11) программные продукты, используемые в управлении документацией, и системы корпоративного документооборота;
12) виды носителей информации и специфику их применения;
13) методы проектирования и планирования работ, а также методологию организационного проектирования;
14) порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации, а также порядок подготовки отчетов об их исполнении;
15) методы анализа показателей деятельности по вопросам управления документацией организации;
16) технологии и методы управления персоналом организации;
17) требования к структуре и содержанию всех видов нормативных актов, используемых в организации;
18) правила и порядок составления, оформления, утверждения и внедрения локальных нормативных актов организации;
19) правила разработки и оформления документации, регламентирующей все аспекты деятельности организации;
20) функциональное наполнение деятельности структурных подразделений организации и используемые в них системы документации;
21) состав руководителей, отвечающих за системы документации организации в рамках своих направлений деятельности;
22) основные информационные технологии, используемые при построении информационно-справочной системы (базы данных) организации, содержащей ее локальные нормативные акты;
23) информационно-правовые базы данных, используемые в Российской Федерации;
24) принципы и методы анализа показателей деятельности, используемые в сфере управления документацией организации;
25) правила и методы контроля соблюдения правил и норм в сфере управления документацией организации;
26) правила и методы обеспечения сохранности и использования документального фонда организации;
27) типовые и индивидуальные сроки исполнения поручений руководителя организации по документам всех систем документации организации;
28) программные продукты, используемые в системах контроля деятельности организации в сфере управления документацией и контроля выполнения поручений руководителя организации;
29) методологию проведения анализа проектов организации по совершенствованию корпоративной системы управления документацией организации и определению их эффективности;
30) передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению/устранению потенциальных рисков в сфере управления электронной документацией в организации;
31) методы планирования и реализации работ по разработке и внедрению корпоративной системы электронного документооборота в организации;
32) современные корпоративные системы электронного документооборота, используемые в сфере деятельности организации, и их функциональные возможности;
33) рынок программных продуктов, включая системы электронного документооборота, и информационных услуг, предоставляемых по направлениям деятельности организации;
34) рынок программных продуктов и систем электронного документооборота, релевантных задачам организации;
35) законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам архивного дела;
36) методические документы и национальные стандарты по вопросам архивного дела;
37) передовую отечественную и международную нормативную базу и практику организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документального фонда организации;
38) правила и методы составления, оформления, учета, использования, хранения и уничтожения документов всех систем документации организации;
39) правила и методы контроля соблюдения требований и норм в области хранения и уничтожения документального фонда организации и проведения экспертизы ценности документов всех систем документации организации;
40) методы проведения анализа эффективности системы хранения документального фонда организации, обобщения полученных результатов;
41) методологию построения информационных систем и баз данных по документам организации и требования к нормативному обеспечению их функционирования;
42) информационные технологии, используемые в организации хранения, обеспечении сохранности, использования и уничтожения документального фонда организации;
43) критерии ценности и сроки хранения документов всех систем документации организации и принципы принятия решений по вопросу их дальнейшего хранения или уничтожения;
44) принципы и методы совершенствования системы хранения документального фонда организации;
45) Правила внутреннего трудового распорядка организации;
46) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
47) ………………… (другие требования к необходимым знаниям)
1.4. Управляющий документацией должен уметь:
1) определять приоритетные направления развития системы управления документацией организации;
2) разрабатывать стратегию и политику организации в сфере управления ее документацией;
3) выбирать программные продукты, используемые в управлении документацией, и системы корпоративного электронного документооборота организации и обосновывать выбор;
4) классифицировать информацию и выстраивать информационно-справочные базы данных и информационные системы организации;
5) просчитывать и оценивать потенциальные риски сферы управления документацией в организации и предотвращать их либо минимизировать;
6) устанавливать круг компетенций руководителей структурных подразделений организации в сфере управления документацией во вверенных им подразделениях;
7) устанавливать сроки исполнения документов во всех документных системах организации;
8) организовывать коллективную и индивидуальную работу руководителей структурных подразделений организации в сфере управления документацией;
9) управлять взаимодействием структурных подразделений организации в сфере управления документацией;
10) изыскивать ресурсы для развития системы управления документацией организации;
11) разрабатывать меры по повышению эффективности работы организации через совершенствование управления ее документацией;
12) отслеживать изменения в нормативной базе, регламентирующей вопросы управления документацией в Российской Федерации;
13) руководить внедрением новых информационных технологий и методов работы в сферу управления документацией организации;
14) выбирать виды носителей информации и форматы хранения электронных документов, основываясь на ценности документов организации и сроках их хранения;
15) принимать решения по вопросам управления документацией организации в сложных и спорных ситуациях;
16) руководить разработкой единой политики управления документацией организации;
17) управлять проектами разработки/актуализации локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
18) применять правовые нормы при составлении и оформлении локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
19) руководить процессами и контролировать процедуры управления документацией организации;
20) владеть информационными технологиями, используемыми при построении информационно-правовой базы данных организации;
21) управлять процедурами рассмотрения, утверждения и/или согласования проектов локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
22) руководить актуализацией локальных нормативных актов организации с учетом внедрения корпоративной системы электронного документооборота;
23) оценивать участие руководителей структурных подразделений в процессах управления документацией организации;
24) устанавливать для каждого руководителя структурного подразделения организации права и ответственность, обеспечивающие выполнение их функций в корпоративной системе управления документацией организации;
25) просчитывать возможные риски, связанные с несовершенством корпоративной нормативной базы организации по управлению документацией, и предотвращать их;
26) повышать эффективность системы управления документацией организации в целом и отдельных систем документации организации в частности путем совершенствования локальных нормативных актов;
27) руководить формированием и использованием документального фонда организации в соответствии с требованиями правовых нормативных актов Российской Федерации и ее локальных нормативных актов;
28) управлять проектами по сбору, анализу, систематизации и использованию сведений об управлении документацией организации и контролировать их использование;
29) представлять результаты контрольной и аналитической деятельности по вопросам управления документацией руководителю организации;
30) вести учет изменений в законодательных и нормативных актах Российской Федерации по вопросам управления документацией и контролировать своевременность внесения изменений в локальные нормативные акты организации по управлению документацией;
31) просчитывать риски, связанные с организацией контроля функционирования системы корпоративного документооборота в целом и отдельных документных систем организации, и предотвращать их;
32) контролировать доступ к корпоративной системе управления документацией организации и ее использование;
33) принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной деятельности в сфере управления документацией организации;
34) анализировать информацию о состоянии системы управления документацией организации;
35) руководить проектом по совершенствованию корпоративной системы управления документацией организации;
36) руководить проектированием и внедрением корпоративной системы электронного документооборота организации;
37) выбирать оптимальную корпоративную систему электронного документооборота, отвечающую задачам организации;
38) организовывать обучение руководителей организации современным методам работы с документами, включая работу в корпоративной системе электронного документооборота организации;
39) разрабатывать стратегию и политику управления хранением документального фонда организации, его использования в рамках деятельности организации и уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
40) руководить проектами модернизации системы хранения документального фонда организации, включая проекты внедрения современных информационных технологий в данную сферу деятельности организации;
41) использовать передовой отечественный, международный и зарубежный опыт, накопленный в сфере организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документального фонда организации;
42) предвидеть, оценивать и предотвращать потенциальные риски в сфере хранения, использования и уничтожения документального фонда организации;
43) классифицировать информацию и руководить построением информационно-справочных систем и баз данных организации;
44) ………………… (другие навыки и умения)
1.5. Управляющий документацией в своей деятельности руководствуется:
1) ………………… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ………………… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) …………………. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Управляющий документацией подчиняется непосредственно …………………… (наименование должности руководителя)
1.7. …………………. (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Управление документацией организации:
2.1.1. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы управления документацией организации.
2.1.2. Управление разработкой локальных нормативных актов организации по вопросам управления ее документацией.
2.1.3. Управление деятельностью по контролю функционирования всех систем документации организации и ее корпоративного документооборота.
2.1.4. Управление проектами по внедрению корпоративной системы электронного документооборота организации и разработке стратегии ее развития.
2.1.5. Стратегическое планирование и руководство построением единой системы хранения документального фонда организации.
2.2. ………………… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Управляющий документацией исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) разрабатывает стратегию и политику организации в сфере управления ее документацией;
2) осуществляет руководство выбором и внедрением современных методов, средств и технологий обработки информации и документации в рамках реализации единой политики управления документацией организации;
3) управляет проектом создания единой системы управления документацией организации;
4) управляет проектами формирования информационно-справочных систем и баз данных по всем документным системам и информационным ресурсам организации;
5) управляет проектами поддержания в актуальном состоянии единой системы управления документацией организации, а также всех ее документных систем;
6) осуществляет руководство проектами по модернизации и оптимизации системы управления документацией организации и минимизации рисков в этой сфере.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет руководство разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
2) осуществляет руководство разработкой методических документов по внедрению и исполнению локальных нормативных актов организации по управлению документацией;
3) управляет согласованием и/или утверждением локальных нормативных актов и методических документов организации, используемых в управлении документацией;
4) осуществляет руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документов ее документального фонда;
5) осуществляет руководство построением информационно-правовой базы данных организации;
6) осуществляет руководство своевременной актуализацией локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией;
7) разрабатывает меры по предотвращению или минимизации рисков, связанных с несовершенством локальных нормативных актов по управлению документацией организации;
8) консультирует руководство организации по вопросам применения локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) управляет деятельностью по контролю соблюдения выбранных технологий работы с документами организации в рамках корпоративной системы управления документами и отдельных систем документации организации;
2) осуществляет руководство деятельностью по контролю соблюдения требований к составлению и оформлению документов организации как в рамках корпоративной системы управления документацией организации, так и отдельных систем документации организации;
3) управляет проектами оптимизации состава документов и корпоративного документооборота организации и контроль их реализации;
4) осуществляет руководство деятельностью по контролю функционирования систем административного и корпоративного управления организации;
5) управляет системой контроля исполнения поручений руководства организации и соблюдения сроков их исполнения;
6) осуществляет руководство деятельностью по контролю эффективного функционирования корпоративной системы электронного документооборота организации;
7) осуществляет руководство деятельностью по контролю использования информационно-правовой базы данных организации;
8) руководит деятельностью по контролю процессов разработки и внедрения локальных систем электронного документооборота по всем направлениям деятельности организации, включая выбор этих систем и организации-разработчика;
9) руководит деятельностью по контролю совместимости всех систем электронного документооборота организации;
10) руководит деятельностью по контролю эксплуатации всех систем электронного документооборота организации, включая вопросы обеспечения сохранности документов в этих системах, их аутентичности, достоверности и надежности;
11) руководит деятельностью по контролю функционирования системы хранения документального фонда организации, его сохранности и использования.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) инициировать внедрение корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальной экономической эффективности и возможных рисков;
2) осуществляет руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в корпоративную систему электронного документооборота организации;
3) руководит и организует подготовку технического задания на проектирование корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальных рисков;
4) производит выбор корпоративной системы электронного документооборота, соответствующей задачам организации, и организации-разработчика;
5) осуществляет руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности;
6) проводит оценку пилотного внедрения корпоративной системы электронного документооборота в организации;
7) руководит приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной системы электронного документооборота в организации;
8) осуществляет руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного документооборота как составной части корпоративной системы управления документацией организации.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в п. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет разработку стратегии и политики управления хранением, использованием и уничтожением документов документального фонда организации;
2) определяет приоритетные направления развития системы хранения документального фонда организации;
3) осуществляет руководство проектом построения информационно-справочной системы для хранения и использования документального фонда организации;
4) управляет проектами совершенствования системы хранения документного фонда организации, а также ее использования в рамках деятельности организации;
5) управляет проектами внедрения информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и его использования в рамках деятельности организации;
6) управляет деятельностью центральной экспертной комиссии организации.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. ………………….. (другие обязанности)
3.2. …………………….. (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Управляющий документацией имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.1.7. ………………………. (другие права)
5. Ответственность
5.1. Управляющий документацией привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ………………. (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации от 10.05.2017 N 416н, с учетом …………………… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается …………………… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления
с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3……………………. (другие заключительные положения)