Должностная инструкция
Секретарь-администратор
Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017
Образец должностной инструкции секретаря-администратора
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией
1. Общие положения
1.1. Секретарь-администратор относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря-администратора принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;
1.3. Секретарь-администратор должен знать:
1) функции, задачи, структуру организации, ее связи;
2) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
3) этику делового общения;
4) правила речевого этикета;
5) требования охраны труда;
6) правила защиты конфиденциальной служебной информации;
7) правила организации приема посетителей;
8) правила делового общения;
9) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
10) правила организации приемов в офисе;
11) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
12) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Секретарь-администратор должен уметь:
1) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
2) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
3) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
4) устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
5) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
6) соблюдать служебный этикет;
7) общаться с посетителями;
8) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
9) создавать положительный имидж организации;
10) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) обеспечивать конфиденциальность информации;
13) составлять и вести учетные документы;
14) применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
15) применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
16) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
17) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
18) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Секретарь-администратор в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное обеспечение деятельности организации:
1) прием и распределение телефонных звонков организации;
2) организация работы с посетителями организации;
3) выполнение координирующих и обеспечивающих функций.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь-администратор исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции прием и распределение телефонных звонков организации:
1) выполнять перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
2) выполнять регистрацию поступающих телефонных звонков;
3) осуществлять получение необходимой информации и передачу санкционированной информации по телефону;
3.1.2. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями организации:
1) осуществлять встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
2) выполнять ведение журнала записи посетителей;
3) выполнять учет посетителей и оформление пропусков;
4) осуществлять содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
5) осуществлять прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
6) осуществлять организацию и бронирование переговорных комнат;
7) выполнять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
8) выполнять приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);
3.1.3. В рамках трудовой функции выполнение координирующих и обеспечивающих функций:
1) выполнять ведение журнала разъездов работников организации;
2) осуществлять координацию работы курьеров и водителей организации;
3) выполнять ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
4) составлять справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации;
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь-администратор имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь-администратор привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).